Chứng từ kế toán là gì và quy định chứng từ kế toán « Học kế toán thuế thực tế | Đào tạo kế toán thuế thực hành

Trang chủ > Tin tức kế toán > Nguyên lý kế toán > Chứng từ kế toán là gì và quy định chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là gì và quy định chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là gì và quy định chứng từ kế toán

CHƯƠNG II. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2.1. Khái niệm chứng từ kế toán là gì

-          Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

-          Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của quá trình kế toán có tác dụng:

v  Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

v  Căn cứ để ghi sổ kế toán

v  Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo

v  Quản lý giám sát quá trình kinh tế.

Chứng từ kế toán là gì 

2.2. Nội dung chứng từ kế toán

  1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

-          Tên của chứng từ kế toán;

-          Số hiệu của chứng từ kế toán;

-          Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

-          Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

-          Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

-          Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

-          Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

-          Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

  1. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

2.3.Lập chứng từ kế toán

-          Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, theo đúng mẫu quy định

-          Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ; chỗ trống phải gạch chéo; Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

-          Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.

-          Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ.

2.4.Ký chứng từ kế toán

-          Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

-          Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

-          Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

-          Chữ ký của người đứng đầu đơn vị (Đại diện pháp luật hoặc được ủy quyền từ đại diện pháp luật) phải đúng theo trên ĐKKD, của kế toán trưởng phải theo đăng ký với Công ty hoặc người đại diện theo pháp luật, chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

-          Các chứng từ chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký đại diện của Pháp luật hoặc ủy quyền của đại diện pháp luật. Người được ủy quyền của đại diện pháp luật không được thừa ủy quyền lại.

-          Chữ ký của Kế toán trưởng, kế toán viên, thủ quỹ, thủ kho cần phải được đăng ký mẫu với Người đại diện pháp luật và lưu tại doanh nghiệp.

2.5. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

-          Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

-          Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ. Các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ Tài chính.

-          Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

2.6.Các loại chứng từ

-           Chứng từ kế toán bắt buộc: là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái, hóa đơn GTGT và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

-          Chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

-          Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán., được bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định chặt chẽ của Pháp luật. Lúc hạch toán kế toán có thể in chứng từ điện tử ra chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra... nhưng không có giá trị thanh toán hay giao dịch.

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TÊN CHỨNG TỪ

SỐ HIỆU

BẮT BUỘC

HƯỚNG DẪN

A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QĐ 15/2006/QĐ-BTC

I/ Lao động tiền lương

 

 

 

1 Bảng chấm công

01a-LĐTL

x
2 Bảng chấm công làm thêm giờ

01b-LĐTL

x
3 Bảng thanh toán tiền lương

02-LĐTL

x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng

 03-LĐTL

x
5 Giấy đi đường

 04-LĐTL

x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

 05-LĐTL

x
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

 06-LĐTL

x
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

 07-LĐTL

x
9 Hợp đồng giao khoán

08-LĐTL

x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán

09-LĐTL

x
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

10-LĐTL

x
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

 11-LĐTL

x

   II/ Hàng tồn kho

 

 

 

1 Phiếu nhập kho

01-VT

x
2 Phiếu xuất kho

02-VT

x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

03-VT

x
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

04-VT

x
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

05-VT

x
6 Bảng kê mua hàng

06-VT

x
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC

07-VT

x

   III/ Bán hàng

 

 

 

1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

01-BH

x
2 Thẻ quầy hàng

02-BH

x

   IV/ Tiền tệ

 

 

 

1 Phiếu thu

01-TT

x
2 Phiếu chi

02-TT

x
3 Giấy đề nghị tạm ứng

03-TT

x
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

04-TT

x
5 Giấy đề nghị thanh toán

05-TT

x
6 Biên lai thu tiền

06-TT

x
7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

07-TT

x
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)

08a-TT

x
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...)

08b-TT

x
10 Bảng kê chi tiền

09-TT

x

   V/ Tài sản cố định

 

 

 

11 Biên bản giao nhận TSCĐ

01-TSCĐ

x
12 Biên bản thanh lý TSCĐ

02-TSCĐ

x
13 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

03-TSCĐ

x
14 Biên bản đánh giá lại TSCĐ

04-TSCĐ

x
15 Biên bản kiểm kê TSCĐ

05-TSCĐ

x
16 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

06-TSCĐ

x

B. CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC

17 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x
18 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x
19 Hoá đơn Giá trị gia tăng

01GTKT-3LL

x
20 Hoá đơn bán hàng thông thường

02GTGT-3LL

x
21 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

03 PXK-3LL

x
22 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

04 HDL-3LL

x
23 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính

05 TTC-LL

x
24 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn

04/GTGT

x

 

2.7.Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

-          Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, do vậy các doanh nghiệp phải sử dụng  mẫu chứng từ kế toán đã được Bộ Tài chính quy định trong chế độ kế toán, không được sửa chữa biểu mẫu bắt buộc.

-          Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, không được hư hỏng, mục nát. Sec và giấy tờ có giá phải quản lý như tiền.

-          Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ tài chính ủy quyền in và phát hành phải in đúng theo mẫu và chấp hành theo quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính

-          Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

-          Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Trung tâm kế toán hà nội - Chuyên dạy thực hành kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế cho người chưa biết gì về kế toán hoặc người đi làm đã học qua kế toán

Liên hệ Ms Nhung: 0988 043 053

Tìm trên google:

  • chứng từ kế toán gồm những gì
  • chứng từ kế toán là gì


Hãy gửi bình luận đóng góp ý kiến bạn nhé